Le passage du statut d'entrepreneur solo à celui d'employeur est l'une des transitions les plus structurantes dans la vie d'une TPE. Elle s'accompagne d'obligations précises qu'il vaut mieux anticiper plutôt que découvrir après coup.
Avant l'arrivée du salarié
La déclaration préalable à l'embauche (DPAE) doit être effectuée auprès de l'URSSAF au plus tôt huit jours avant la prise de poste, et impérativement avant que le salarié ne commence à travailler : c'est une obligation intransigeante, dont l'oubli expose à des sanctions. Il faut également vérifier la convention collective applicable à votre secteur d'activité, qui peut imposer des dispositions plus favorables que le droit commun (salaire minimum conventionnel, primes, durée de la période d'essai).
Le contrat de travail doit être rédigé avant ou au moment de l'embauche : un CDI à temps plein peut légalement se conclure sans écrit, mais l'écrit reste vivement recommandé pour éviter toute ambiguïté ultérieure. Un CDD ou un temps partiel doit, eux, obligatoirement être formalisé par écrit.
Ce qui suit l'embauche
L'employeur doit organiser une visite d'information et de prévention auprès de la médecine du travail, en général dans les trois mois suivant la prise de poste. Il doit également afficher ou mettre à disposition certaines informations obligatoires (convention collective, règlement intérieur si l'effectif l'impose, coordonnées de l'inspection du travail). Enfin, chaque mois, l'employeur doit établir un bulletin de paie conforme et déclarer les cotisations sociales via la DSN (déclaration sociale nominative), transmise à l'URSSAF.
Beaucoup de TPE délèguent cette gestion à un cabinet comptable ou à un logiciel de paie dès la première embauche : le risque d'erreur, notamment sur les cotisations, est réel et les sanctions en cas de manquement peuvent être disproportionnées par rapport au coût d'un accompagnement.